ASSISTENT(IN)

STELLENAUSSCHREIBUNG

Das Institut Laue-Langevin (ILL) in Grenoble, Frankreich, ist Europas führendes Zentrum für Grundlagenforschung mit Neutronen und betreibt dafür die weltweit stärkste Neutronenquelle. Wir empfangen jedes Jahr über 2000 Gastwissenschaftler aus dem In- und Ausland, die ihre Spitzenforschung bei uns vorantreiben.
Sie sind ein(e) dynamische(r) Assistent(in) mit Organisationstalent auf der Suche nach einer motivierenden Tätigkeit in einer internationalen Umgebung. Sie verfügen über hervorragende Kommunikationsfähigkeiten
in Deutsch, Englisch und Französisch. Bewerben Sie sich jetzt als

ASSISTENT(IN)
des Leiters des Bereichs Verwaltung

Aufgaben:
Als Assistent(in) leisten Sie dem Leiter des Bereichs Verwaltung administrative Unterstützung und arbeiten dafür eng mit unseren leitenden Angestellten und Direktoren zusammen. Sie helfen dem Verwaltungsleiter dabei, seine Zeit effektiv einzuteilen, indem Sie Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben übernehmen. Zu Ihrer täglichen Arbeit werden folgende Aufgaben gehören:

  • Auftreten als erste(r) Ansprechpartner(in) für institutsexterne und -interne Anfragen an den Verwaltungsleiter
  • Organisation von und Teilnahme an Sitzungen (z.B. Leitungsgremien des ILL, Management Board usw.), sowie Unterstützung bei der Sitzungsvorbereitung des Verwaltungsleiters
  • Übernahme von Projektarbeit wie Recherchen, um den Verwaltungsleiter bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen zu unterstützen
  • allgemeine Bürotätigkeiten (Bearbeitung von E-Mails, Erstellung von Dokumenten, Post, Ablage und Archivierung von Unterlagen usw.)
  • Zusammenarbeit mit den anderen Direktionsassistenten(innen), um eine optimale Koordinierung der Aufgaben zu gewährleisten
  • Planung und Organisation von Dienstreisen, gelegentlich Begleitung des Verwaltungsleiters, um den guten Ablauf der Sitzungen von Leitungsgremien des ILL vor Ort sicherzustellen
  • Filterung und/oder Bearbeitung von Anrufen und Anfragen.

Es wird erwartet, dass Sie innerhalb kurzer Zeit ein Verständnis für die Organisation und die Ziele des ILL entwickeln und in der Lage sind, institutionsinterne und -externe Hauptakteure zu bestimmen.

Ausbildung/Erfahrung:

  • Abgeschlossene Ausbildung als Management-/Direktionsassistent(in) oder gleichwertiger Abschluss sowie mindestens zehnjährige Berufserfahrung
  • hervorragendes Niveau auf Englisch, Französisch und Deutsch in Wort und Schrift
  • solide IT-Kompetenzen (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Folienpräsentationen).

Folgende Schlüsselkompetenzen werden vorausgesetzt:

  • Kontaktfähigkeit
  • Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
  • absolute Diskretion und Vertrauenswürdigkeit, da Ihnen oft vertrauliche Informationen anvertraut werden
  • Fähigkeit zur Eigeninitiative
  • Diplomatie und Fingerspitzengefühl

Anmerkungen:
Der Vertrag ist unbefristet.

Leistungen:
Wir bieten Ihnen attraktive Zusatzleistungen (Auslandszulage). Vor Ihrer Ankunft werden Sie bei der Wohnungssuche und anderen Formalitäten unterstützt. Bei Interesse bieten wir Sprachkurse an. (Nähere Informationen in unseren Beschäftigungsbedingungen).

Bewerbung:
Bewerben Sie sich schnellstmöglich unter: www.ill.eu/careers (Kennziffer der Stelle: 18/21). Bewerbungsgespräche vorgesehen am 5. und 6. Juli 2018.

Wir glauben an Chancengleichheit und Vielfalt. Die Stelle ist allen qualifizierten Bewerbern und Bewerberinnen gleichermaßen zugänglich.